Как выбрать идеального ведущего и исключить факапы на мероприятии? Пошаговый план для организаторов

Каждый, кто сталкивался с организацией события — от свадьбы до масштабного корпоратива, — знает, что от ведущего зависит 50% успеха. Настоящий профи задает тон мероприятию и держит внимание гостей до последней минуты. Но как его выбрать, если в портфолио красивая картинка, а на деле вы получаете бесконечные заминки, срывы тайминга и испорченное настроение?

Телеведущая и ведущая светских мероприятий Елена Юргилас собрала для вас конкретные лайфхаки и «красные флаги», которые помогут определиться с выбором.

Иллюзия идеального портфолио: почему сайтам верить нельзя?

При выборе кандидатов всегда учитывайте, что «вылизанный» сайт или страничка в соцсетях не гарантируют нужный результат. Любой монтажер за пару часов соберет динамичный ролик, а копирайтер добавит продающий текст. Вот вам первый лайфхак: попросите ведущего прислать 10-минутное непрерывное видео с проекта. Посмотрите, как он держится, как говорит, как реагирует на публику в режиме реального времени.

У меня есть коллеги — гении сцены, которые практически не ведут социальные сети, но их график забит на месяцы вперед благодаря рекомендациям. Когда я сама начинала путь в медиасфере, меня порекомендовали на одно масштабное мероприятие. Наниматель, открыв мою страницу в интернете, засомневался:

А она точно потянет?

Она — точно, — ответил рекомендатель. 

В итоге все прошло великолепно, и мы сотрудничаем до сих пор! Этот случай научил меня важному правилу: если ты годами работаешь внутри одной компании или агентства, можно не делать упор на блог. Но если твоя цель — узнаваемость в медиа, масштабные проекты и новые форматы, то делиться контентом необходимо.

Больше, чем ведущий: эффект «профессиональной справочной»

Ведущий высокого уровня — не просто человек с микрофоном и заученным текстом. Это полноценный партнер и мощный ресурс. Чем больше у него связей и возможностей, тем спокойнее заказчику. Топ-профессионал всегда готов выступить в роли «справочной»: дать контакты флористов, кейтеринга, отелей, трансфера, площадок. Он способен закрыть практически любую головную боль!

Из этого следует второй лайфхак: попросите ведущего помочь с выбором подрядчиков. Он знает концепцию мероприятия и порекомендует специалистов под ваш запрос. Например, если вам нужно романтичное оформление зала — обратитесь к этому декоратору, а для создания дерзкого яркого стиля — к этому.

Доверие на площадке

Выбор ведущего — это поиск человека, с которым у вас совпадает внутренний настрой. Поэтому третий лайфхак: попросите ведущего рассказать, каким он видит ваше мероприятие. Можете заранее подготовить бриф с вопросами, чтобы не упустить важного. Как правило, уже на первой встрече вы поймете, подходит ли вам человек. Если вам легко и спокойно в самом начале пути, значит, вы все делаете верно. Доверяйте своим ощущениям!

«Красные флаги» на первой встрече

А теперь перейдем к тем самым «красным флагам», которые должны насторожить на этапе личного общения:

Навязывание своего видения. Профессионал имеет право делиться мнением: например, какие цвета будут выигрышно смотреться при конкретном освещении, как выстроить тайминг мероприятия. Но если он агрессивно гнет свою линию, игнорируя ваши желания — бегите! Решение всегда остается свободной волей заказчика.

Полярности в вариантах для выбора. Некомпетентный ведущий предлагает всего два варианта: «вот этот будет дешевле, но получится совсем блекло» и «вот этот — невероятно дорогой, зато будет космос». Современные клиенты мгновенно считывают такие контрасты как грубую манипуляцию. Профессионал всегда предложит вам несколько сбалансированных вариантов под разный бюджет, проявляя уважение к вашим ресурсам.

Неумение слушать. Рассказывайте ведущему о себе, своих взглядах и ценностях. Специалисту необходимо собрать как можно больше материала, чтобы проникнуться мероприятием и на время стать вашим другом. Если в процессе обсуждения он искренне загорелся идеей и на этой волне перебил вас — ничего страшного. Но если человек перебивает постоянно, накидывая тонны своих предложений, комфортного сотрудничества не получится.

Давайте подытожим: организация мероприятия — это живой процесс, который обретает настоящую силу, если вы с ведущим смотрите в одном направлении. Когда между вами рождается доверие, большая часть тревог уходит. Подойдите ответственно к выбору ведущего, и тогда ваше событие станет незабываемым.

Фото: пресс-служба